Muchos de nosotros anhelan organización y productividad. Si ya utiliza Microsoft Office, que ya dispone de la última herramienta para saciar ese deseo: de Outlook 2013.
Outlook es vital en muchas organizaciones, no sólo por sus habilidades de correo electrónico obvias, pero es de calendario, tareas y contactos talentos también. Una empresa típica puede conectar de Outlook a un servidor Exchange, y todos pueden compartir la misma libreta de direcciones y calendarios, por lo que es una gran herramienta para la colaboración a nivel de empresa.
Desafortunadamente, la mayoría de la gente no tiene un servidor de Exchange instalado en su casa y probablemente ni siquiera saben lo que es eso. Pero, eso está bien, las funciones de Outlook del mismo modo que en su ordenador personal, y se siguen ofreciendo todas las características que hacen que sea una herramienta de productividad tan poderosa: correo electrónico, tareas, citas, libretas de direcciones, y mucho más!
Trabajar con Outlook - Manual de Bolsillo
Outlook no va a deslumbrar a usted cuando usted abra por primera vez. Para todos los efectos, es otra aplicación en el ecosistema de Microsoft Office y, como tal, va a tener un buen número de elementos familiares.
A diferencia de otras aplicaciones de Office populares, sin embargo, Outlook se basa en gran medida en torno a sus diferentes funciones - Palabra es principalmente para la creación de documentos de texto, Excel tiene que ver con las hojas de cálculo, presentaciones PowerPoint hace - pero Outlook es una aplicación de muchos sombreros.
Vista predeterminada de Outlook es la bandeja de entrada, en la parte superior es la de la cinta, que se oculta en esta vista para ahorrar espacio en la pantalla.
Ellos aman o los odian, cintas están en todas partes a lo largo de Office. No necesitamos pasar más tiempo en ir sobre los méritos relativos de su existencia, obviamente, que están aquí para quedarse. Dicho esto, recuerda siempre, si desea ocultar o mostrar rápidamente la cinta de opciones, sólo tiene que utilizar CTRL + F1.
Si hace clic en cualquiera de las funciones del menú en la parte superior, los espectáculos de la cinta y se puede elegir las funciones y herramientas. Si desea que la cinta de persistir, puede usar "Ctrl + F1" o haga clic en el icono de alfiler pequeño en la esquina inferior derecha.
La pestaña Inicio en los cambios de cinta contextualmente en función del modo que se encuentre. En la pantalla de arriba, vemos nuestras opciones para el correo.
A continuación, en la ficha Inicio ha cambiado para reflejar las opciones del calendario. Nota, la cinta se fija por lo que el pasador ha cambiado a una flecha en el caso de que quiera a colapsar de nuevo (o use "CTRL + F1").
Las fichas de la cinta restantes - enviar / recibir, carpeta, vista y, por supuesto Archivo - son en gran medida consistente para cualquier modo estás en Vamos a echar un vistazo más de cerca a todos ellos en la siguiente sección..
Echemos un rápido vistazo a cómo moverse entre los modos y cambiar su punto de vista. A lo largo del borde izquierdo, verá el panel de carpetas. En la parte inferior de este panel son accesos directos a los modos de Outlook. En este ejemplo, verá los iconos de la bandeja de entrada, calendario, Personas, tareas, y así sucesivamente.
Si hace clic en la flecha en la parte superior del panel de navegación, se expandirá el panel, que mostrará el árbol de carpetas para su cuenta de correo electrónico.
Del mismo modo, si se cambia al modo de calendario, verá la vista aplicable en el panel de carpetas.
Haga clic en los tres puntos para acceder a otros modos de Outlook, como notas, carpetas y accesos directos de Outlook. Elija las "Opciones de navegación" y usted puede cambiar el orden en el que aparecen los elementos navegaciones.
Apagar "Pacto de navegación" será de interés para los usuarios con pantallas de mayor resolución. También puede aumentar o reducir el número de elementos que aparecen y el orden en que aparecen.
Enviar Recibir
El Enviar / Recibir pestaña está orientada específicamente hacia las funciones de la bandeja de entrada, pero aparecerá en los otros modos (Calendario, Tareas, etc.) también, aunque no van a tener la misma funcionalidad.
Por ejemplo, aquí vemos del Calendario Enviar / pestaña, lo que evita la sección Servidor Recibir.
Dependiendo de qué tipo de protocolo de correo que está utilizando (en la primera pantalla, estamos trabajando con una cuenta IMAP), que puede o no tener la capacidad de descargar solamente los encabezados, o marcar / desmarcar mensajes para descargar, etc.
Enviar / Recibir opciones dependen tanto de cómo configurar sus cuentas de correo electrónico, pero cuento largo: recomendamos IMAP .
Carpeta
En general, en la ficha de la carpeta es bastante consistente a través de todos modos, con la notable excepción del Calendario. A continuación, verá la pestaña Bandeja de entrada de carpeta, que le permite hacer todo tipo de administración de carpetas (si usted no está utilizando una cuenta IMAP, entonces usted no verá la pestaña IMAP).
El botón Configuración de Autoarchivar es un poco confuso, ya que no afecta realmente a cómo su bandeja de entrada de correo antiguo archiva automáticamente. Si quieres mantener tu huella electrónico pequeño y más fácil de manejar, que necesita para abrir las opciones y asistir a la Autoarchivar sentado allí. Abra las Opciones y seleccione la categoría "Opciones avanzadas".
Una vez que localice la opción Autoarchivar, haga clic en el botón "Configuración de Autoarchivar ..." para abrir un diálogo mucho más útil de lo que te dan de la cinta.
Como hemos mencionado, la mayoría de las fichas de carpeta son bastante constante a través de Outlook, excepto el Calendario, que atiende a las funciones de calendario específico. Por ejemplo, usted no copiar o mover carpetas, copiar o mover los calendarios, y así sucesivamente.
En su mayor parte, que va a hacer un montón de administración de carpetas con respecto a su bandeja de entrada porque, obviamente, el correo electrónico puede convertirse rápidamente en inmanejable y abrumador si usted no tiene una buena estructura de carpetas y organización.
Vista
Las Opciones contienen las siguientes funciones esenciales. Esta es la ficha Ver como se ve desde la Bandeja de entrada.
Nota el botón Recordatorios Ventana, que se puede abrir en cualquier momento para revisar sus recordatorios, como si se ha perdido una o distraídamente desestimó otra. Si tuvieras alguna recordatorios mostrar, se puede optar por desestimar cada una, golpeó el botón de repetición, o simplemente desestimar todo de una vez.
La otra vista pestañas variarán de acuerdo con el modo. Lo siguiente se atribuye al calendario, que añade la capacidad de cambiar el actual punto de vista, la disposición, el color y el diseño.Una vez más, la sección Diseño hace un montón de lo mismo a lo largo de Outlook, pero es importante tener en cuenta que no es universal, por lo que lo habilita en las Tareas o Calendario, o modos de correo electrónico no será replicado en toda la aplicación.
Además, es importante prestar atención a la sección Acuerdo. Esto es lo que la sección Disposición ve como en el modo de Tareas. Observe cómo se puede ordenar y cambiar la vista Tareas para el máximo impacto.
Uso de la ficha Ver sus preferencias le permitirá cortar y ordenar a través de información de forma rápida, ya que aumenta y se acumula con el tiempo. Su calendario no se quedará vacía, sus tareas se multiplican, las pilas de correo, y por lo que el uso de diferentes arreglos y diseños puede ayudarle a ser mucho más productivo en vez de ciegamente agitándose.
Cintas de función
Ahora vamos a discutir cómo sus opciones cambian de una función a otra. Aquí está todo lo que necesita para aprovechar un mensaje de correo electrónico básico, añadir archivos adjuntos, etiquetas, y formatear el texto. No hay nada demasiado complicado y usted debería ser capaz de producir un mensaje de correo electrónico increíble.
Compare esto con la cinta de opciones de tareas, que es accesible al iniciar o abrir una tarea.Tómese un momento para observar cuán diferente es de la cinta de opciones de mensajes.
Compare esto con la ficha Insertar. La ficha Insertar es estático a lo largo de Outlook, podrá afectar el contenido de sus mensajes, tareas, agenda de eventos, etc., utilizando las mismas opciones y funciones.
Mensajes de correo electrónico no agregan una ficha Opciones, que tienen bastantes características útiles. Más allá de los temas, que pueden o no ser útil para usted, está el BCC (copia oculta, para cuando se desea ocultar los destinatarios de la cabecera del correo) funciones de opción y Seguimiento. En general, no hay nada aquí de suma importancia, pero si alguna vez tiene que solicitar una entrega o recibo de leer, en la ficha Opciones es el lugar para ir.
La ficha Formato de texto es el mismo sin importar lo que la función que está involucrado en, y no hay mucho de que hablar. Esta ficha tiene un parecido sorprendente a las funciones de formato que se encuentran en la Palabra, así que si usted utiliza Word para escribir y formatear documentos, estos controles probablemente será familiar para usted.
Por último, la ficha Revisar es la pestaña "just in case". Puede utilizar las herramientas de corrección de esta ficha para comprobar la ortografía y la gramática, encontrar una palabra mejor, y simplemente saber cuántas palabras están en su email / tarea / reunión.
La ficha de la opinión es la misma en toda la aplicación Outlook. Note también que contiene funciones del idioma, aquí puede configurar las preferencias de idioma y las preferencias de pruebas. También puede traducir artículos como si se corresponden con un socio extranjero o alguien le envía un poco de texto en otro idioma.
Eso es en gran medida a la funcionalidad adicional en Outlook. Obviamente, nos saltamos con un montón de detalles, pero nos parece que una vez que entienda la naturaleza del sistema de la cinta. Cuando desee utilizar una función, usted sabe dónde buscarlo.
Configuración de su cuenta de correo electrónico de forma automática y manual
Vamos a discutir brevemente la creación de una cuenta de correo electrónico de forma automática y manual. La primera vez que inicie Outlook, que va a molestarte para configurar una cuenta.
Usted tiene una opción, puede configurar Outlook inmediatamente con una cuenta de correo electrónico, o puede omitir esta parte y añadir una cuenta más tarde.
Si elige "No", a continuación, un mensaje de advertencia resultará básicamente decirles que Outlook es bastante cojo sin al menos una cuenta de correo electrónico. Por supuesto, usted todavía puede utilizar para realizar un seguimiento de las tareas, las notas, mantener un calendario, y otras cosas, pero de Outlook es realmente una experiencia de correo electrónico céntrica.
Con esto en mente, vamos a configurar Outlook con una cuenta de correo electrónico.Inicialmente puede tratar de hacerlo de forma automática, en el que se entra en una información somera sobre su cuenta y la aplicación intentará detectar automáticamente la configuración.
A veces esto funciona, algo que no hace. Si lo hace, entonces usted puede ganar, y usted puede saltar a la siguiente sección. Si no lo hace o si conoce usted necesita para establecer un tipo de servidor adicional, a continuación, seleccione la opción "Configuración manual" y haga clic en "Siguiente" para continuar.
En aras de la conveniencia, vamos a establecer una cuenta preexistente mediante el método automático. Vamos a describir los métodos manuales en sólo un poco. Si necesita configurar una cuenta de forma manual, le sugerimos que vaya directamente a esa sección. Mientras tanto, simplemente utilizamos una cuenta Outlook.com, suministramos nuestra contraseña, y vemos el resultado a continuación.
El uso de un tipo de Outlook.com es una salida fácil, si quieres crear un correo no Microsoft, es probable que tengas que configurarlo manualmente. Si usted no sabe cómo hacerlo, le recomendamos que busque para saber cómo configurar Outlook con su correo electrónico en particular.
Dicho esto, en nuestro sencillo ejemplo, haga clic en "Finalizar" y Outlook entonces se abre a nuestra brillante, nueva bandeja de entrada.
Configuración de cuenta Manual
Ahora que usted tiene una bastante buena comprensión de las características básicas de Outlook, volvamos a discutir y cómo configurar cuentas de correo electrónico adicionales. Hay una buena probabilidad de que usted es como muchas otras personas y tienen dos o más cuentas de correo electrónico. Afortunadamente, usted puede configurar Outlook para operar con muchas cuentas de correo electrónico diferentes, incluyendo POP e IMAP, y usted puede tener tantas cuentas como usted puede manejar personalmente.
POP e IMAP?
Entonces, ¿qué queremos decir hablamos de POP e IMAP ?
POP o Post Office Protocol ha estado ahí desde siempre, y si alguna vez has usado y cliente de correo electrónico permite conectarse a su correo electrónico ISP-proporcionado, o ir a buscar a su correo desde un servicio de webmail, las probabilidades son que usted puede ser que haya conectado mediante POP. POP es ideal para descargar sus mensajes.
Si configura su cuenta para trabajar con IMAP, Outlook copiar la estructura de carpetas en línea y sólo se suele sincronizar pena de correo electrónico de unas semanas a la vez. Tu dirección de correo electrónico no será removido del servidor, y se puede optar por simplemente descargar sólo encabezados de los mensajes, lo cual es fantástico si tienes 1000 de los mensajes en sus carpetas.
Así que tienes POP, que es obsoleto y algo así como tomar un machete a su correo electrónico, y luego hay IMAP, lo que es más refinado, moderno y mejor adaptado si desea mantener la misma bandeja de entrada de línea y fuera de línea.
Como hemos dicho, creemos que IMAP es el método muy superior .
Adición y Gestión de múltiples cuentas de correo electrónico
Adición y gestión de múltiples cuentas de correo electrónico en Outlook es muy sencillo. Si desea agregar una nueva cuenta de correo electrónico, haga clic en la pestaña "Archivo" en la cinta de opciones y haga clic en "Añadir cuenta". Aparecerá la pantalla de configuración automática de la cuenta. Si usted desea (o necesita) para configurar manualmente su cuenta, seleccione "Configuración manual" y haga clic en "Siguiente".
Como hemos mencionado anteriormente, la elección entre los tipos de cuentas será probablemente POP o IMAP, y la configuración de su cuenta, en uno u otro por lo general se detalla por su proveedor de correo electrónico. Es decir, si utiliza Gmail o Yahoo !, o incluso el correo electrónico de su proveedor de servicios de Internet le da, usted debe consultar a ellos o de Internet para obtener las instrucciones y los ajustes específicos que se necesitan para usarlo con Outlook.
Por otro lado, si usted está utilizando Outlook.com u otro tipo de servicio de Exchange ActiveSync, la información será bastante fácil de proporcionar.
Una vez que haya agregado sus cuentas, si alguna vez tiene que administrarlos se puede elegir la cuenta que quiere tratar con el selector desplegable en la parte superior de la página Información de la cuenta que se encuentra en la ficha Archivo.
Haga clic en "Configuración de cuenta" y "Configuración de la cuenta", de nuevo. Desde la ventana resultante, puede crear una nueva cuenta, reparar uno actual, retírelo, establecerlo como predeterminado (si tiene más de uno) y, por supuesto, cambiar la configuración si es necesario.
Aquí vemos la configuración de una cuenta Outlook.com. No hay mucho que podamos hacer para él, aunque si ha cambiado recientemente su contraseña, puede fijar rápidamente que aquí.
A continuación se muestra una configuración de IMAP, que se configura con la mano según la configuración proporcionada por Google.
Vaya, no hay mucho más que hacer allí, e incluso tenemos que excavar en "Más configuraciones ..." para jugar con los puertos del servidor.
Recuerde, sólo tienes que hacer este tipo de cosas una vez, y luego la olvida. A menos que posteriormente cambia una contraseña, o quieres añadir / eliminar una cuenta, entonces su trabajo con ajustes de la cuenta de correo electrónico es efectivamente terminado.
Si desea obtener más información acerca de cómo agregar cuentas IMAP de Gmail a Outlook, tenemos una pequeña guía práctica que te ayudará con eso.
Ready, Set, E-mail!
Si bien usted puede estar satisfecho usando sólo Gmail o Yahoo! Mail para el uso diario, si utiliza varias cuentas de correo electrónico, como una cuenta personal, profesional y / o en el trabajo, y luego tener un cliente de correo como Outlook puede eliminar la conmutación entre cuentas, conectando las citas en su calendario, o la gestión de tareas.
Es una verdadera, viable, todo-en-uno-productividad solución, y teniendo en cuenta de Microsoft enfoque renovado en la suite de Office , sigue siendo una parte importante de la rutina diaria de muchos usuarios.
Una vez que sus cuentas de correo electrónico se configuran y listo, puede empezar a utilizar Outlook y explorar todas sus funciones. Usted encontrará probablemente que sea muy fácil de usar, y no hay mucho más que-Cómo Geek puede ayudarle con los artículos anteriores, o simplemente preguntar en nuestro foro de discusión.
