Outlook no es mucho si usted no tiene contactos. Claro, usted puede introducir direcciones de correo electrónico a medida que avanza, pero eso es mucho tiempo y propenso a errores. Es mejor tener tus contactos ya en Outlook, por lo que puede garabatear un mensaje rápido en tan sólo unos pocos clics.
En un reciente artículo, discutimos cómo iniciarse en el uso de Outlook , y hoy queremos extender eso a incluir el trabajo con los contactos. Sus contactos serán el centro de su experiencia de Outlook, aquellos con los que se corresponden y cómo se utiliza la aplicación.
Como era de esperar, se puede hacer un montón de gestión de contactos con Outlook, y habiendo una libreta de direcciones establecido antes de empezar a usarlo hace mucho sentido.
Crear una libreta de direcciones
Para empezar a gestionar sus contactos, la primera cosa que quiero hacer es abrir el modo del Pueblo para que pueda ponerse a trabajar. Hay bastantes maneras de agregar contactos a su libreta de direcciones. En el principio, es muy probable que importar la libreta de direcciones de otra fuente como su webmail u otro programa de correo electrónico .
Tenga en cuenta, para cada cuenta de correo electrónico que usted tiene, usted va a tener una libreta de direcciones. En esta situación particular, tenemos una libreta de direcciones local para nuestro archivo de datos de Outlook locales, y tenemos otro asociado a nuestra cuenta de correo electrónico.
En cualquier caso, vamos a cubrir lo básico de modo que si usted no tiene una libreta de direcciones para importar, puede comenzar a agregar contactos manualmente. En la siguiente captura de pantalla que vemos una parte de nuestro nuevo libro de direcciones, la cual está completamente vacío, por ahora.
Para empezar, basta con hacer clic en el botón "Nuevo contacto" y se abrirá una nueva ventana de contacto. La primera cosa que puede saltar a la vista es sólo lo lleno que parece, pero no temas, si se mira más allá de las muchas características de la cinta de opciones, verás que es un estándar bastante, run-of-the-mill forma contactos.
Vamos a cortar por lo sano continuación y crea un contacto para How-To Geek rellenando los valores apropiados. También puede agregar una imagen, que es innecesario, pero sigue siendo un buen toque a la, aburrido libreta de direcciones soso.
Después de que haya terminado de introducir el contacto o contactos, tendrá que hacer clic en "Guardar y Cerrar" o hacer clic en "Guardar y Nuevo" para generar otro contacto. Vamos a hacer eso. Tenemos una opción entre crear un contacto nuevo entero o un nuevo contacto para la misma empresa.
En este caso, vamos a elegir este último para ahorrar tiempo en escribir, después de lo cual vamos a hacer clic en "Guardar y Cerrar" para revelar nuestras nuevas entradas de la libreta de direcciones.
No está mal, ya tenemos dos contactos podemos enviar por correo electrónico, pero, hombre, es este tiempo. Sería mucho más fácil si pudiéramos mover la información de contacto de otra fuente a Outlook.
Si utiliza un servicio de correo web u otro, los contactos son muy probablemente allí y tendrán que ser importados en Outlook. Si quieres entrar en cada una de contactos por uno, entonces usted está ciertamente bienvenido a hacerlo, pero le recomendamos importando su lista de contactos principales, ya sea desde Thunderbird o Gmail, u otro servicio de correo electrónico.
Importar y exportar registros de contactos
Independientemente de si usted usar Gmail o Yahoo Mail !, o si tiene una cuenta de correo electrónico desde 1997 que ha cuidadosamente conservados y mantenidos, contactos y todo, inevitablemente, es posible que tenga que poner en contacto con los contactos de Outlook en masa.
Para ello, puede exportar contactos desde otra fuente y luego importarlos a Outlook.Normalmente esto se logra fácilmente con sólo acceder a los ajustes o las opciones de su cuenta de correo electrónico o el cliente y luego elegir la opción de exportar contactos.
Normalmente entonces, todo lo que tiene que hacer es luego importarlos a Outlook. Este es un proceso bastante sencillo, y será similar en la mayoría de aplicaciones de correo electrónico. Te recomendamos que leas nuestro artículo, que explica cómo exportar e importar contactos en Outlook , y viceversa.
vCard? ¿Qué es un vCard?
Es posible que haya oído hablar vCard (tarjeta virtual Archivo o .VCF), tal vez incluso haya recibido una o utiliza uno. vCards, son un formato de tarjeta de presentación electrónica estándar que se pueden intercambiar con los demás, como a través de una firma de correo electrónico o un archivo adjunto.
En cualquier caso, hay varias maneras que usted puede manejar vCard en Outlook. El escenario más probable es donde puede que tenga que importar un contacto desde o exportar a una vCard. How-To Geek tiene una descripción completa de este proceso , lo que traerá rápidamente al tanto de eso.
A veces, es posible que tenga muchas vCards almacenados en un único archivo vCard. Si intenta convertir este archivo sin embargo, se importará sólo el primer vCard en el archivo. Para superar esta limitación, primero tiene que convertir en un archivo CSV y luego importar que en Outlook. Le recomendamos que lea este artículo para obtener una descripción completa de ese proceso.
Por último, puede exportar todos sus contactos a vCards individuales o una sola vCard maestro, como se describe en el párrafo anterior. Una vez más, tenemos un pequeño tutorial sobre cómo hacer esto , así que con eso usted debe estar al tanto de cómo conseguir que vCards dentro y fuera de Outlook con relativa facilidad.
Crear y administrar grupos de contacto
Vamos a discutir los grupos de ahora ya que al ser capaz de lanzarse rápidamente de un mensaje a un selecto grupo de almas asegura que no se olvide de incluir a nadie y te salva de escribir cada nombre en el campo Para.
Para crear un grupo de contactos, haga clic en "Nuevo Grupo de Contacto" en la cinta.
Una vez abierto, usted tendrá que decidir primero lo que quiere llamar a su grupo (en este caso llamamos nuestro "CES 2015") y luego haga clic en "Agregar miembros" y seleccione "Desde los contactos de Outlook." También puede crear un nuevo contacto en la volar, o elegir otra libreta de direcciones, como si quisiera incluir gente de directorio de su empresa.
En la lista, seleccionamos nuestros miembros del grupo. Recuerde, usted puede seleccionar a los miembros mediante la celebración de "CTRL" y la izquierda-clic en cada miembro. En cualquier caso, cada vez que desee agregar nuevos miembros, selecciona el nombre o nombres y haga clic en los "Miembros ->" botón, que les agregar al grupo.
Cuando haya terminado, haga clic en "Aceptar".
Se le regresará a la pantalla de gestión de grupos, donde se pueden revisar los miembros de su nuevo grupo y hacer otros cambios. Por ejemplo, puede enviar el grupo como una vCard o un contacto de Outlook, añadir notas sobre el grupo, enviar por correo electrónico a todo el grupo, o crear una reunión sólo con los miembros del grupo.
En nuestro caso, sólo vamos a hacer clic en "Guardar y Cerrar" para crear oficialmente el grupo y volver a la ventana principal de Outlook. Vemos ahora nuestro nuevo grupo en nuestra lista de contactos, denotado por el icono de grupo. A la derecha, se puede ver miembro del grupo y no hay iconos a los que llevar a cabo acciones. En este ejemplo, sólo el icono de correo electrónico está disponible, así como el botón "Editar".
Debe tener en cuenta que la forma más rápida de enviar por correo electrónico a un grupo es simplemente escriba el nombre de la misma en el campo A, por lo que en este caso, podríamos escribir "CES 2015" y Outlook sabríamos para enviar el mensaje a todos los miembros de ese grupo .
Opciones Gente
Si hace clic en "Archivo -> Opciones", puede configurar Outlook en un número de maneras en varias categorías diferentes.
Aquí están sus opciones de las personas. A diferencia de otras categorías en las opciones de Outlook, las opciones de la gente son pocos y bastante fácil de resolver.
Las opciones que encontrará aquí le permitirá decidir cómo se presentan los nombres, si desea mostrar un índice adicional, y para mostrar estados y fotografías en línea.
La gestión de los contactos de Outlook es bastante simple, pero como hemos visto, se puede hacer mucho más para ellos para mantenerlos adecuadamente mantenido. No se presta mucho más para redondear su experiencia de Outlook si tienes más información en los contactos que sólo un nombre y una dirección de correo electrónico.
Dicho esto, si usted todavía parcial a usar algo como Gmail como su proveedor de correo electrónico principal, entonces usted todavía puede utilizar Outlook para ayudarle a administrar sus contactos, mientras que mantenerlos sincronizados con tu cuenta de Gmail .
