¿Cómo crear, administrar y compartir calendarios en Outlook 2013?

A menos que usted está viviendo una vida libre de responsabilidades, el sol probablemente se eleva y se instala en su agenda diaria. Si ...

A menos que usted está viviendo una vida libre de responsabilidades, el sol probablemente se eleva y se instala en su agenda diaria. Si usted no sabe lo que está pasando en una base diaria, usted puede encontrar rápidamente perdido en un laberinto de citas perdidas y reuniones sorpresa.
Vamos a hablar de calendarios de Outlook de porque fuera de e-mail , (tal vez más aún a veces), están organizando y productivo se basa en la capacidad de gestionar eventos y conseguir la materia hecha. Una de las cosas que Outlook hace con gran aplomo, tal vez mejor que la mayoría de las otras aplicaciones, es de calendario. Funciones de calendario de Outlook son segundo a ninguno a la hora de crear, modificar y compartir eventos.
Este artículo se centrará principalmente en las cosas simples. Le mostraremos cómo crear y gestionar sus calendarios, agregar citas, reuniones, y también compartirlas con otros en su libreta de direcciones para facilitar la colaboración. En el momento en que hemos terminado, vamos a mostrar cómo más allá de usar Outlook para que los conceptos básicos como el correo electrónico o los contactos y libretas de direcciones , puede incorporar el calendario en su ajetreada vida y mejorar su hogar o pequeña oficina.

Fundamentos Calendario

Cuando utiliza Outlook, tendrá sus capacidades de calendario a su disposición. Incluso si usted no tiene una cuenta de correo electrónico creado, todavía se puede utilizar Outlook para el resto de sus características. El calendario funciona mejor, sin embargo, si usted puede tomar ventaja de sus capacidades de colaboración, por lo que el uso de una cuenta de correo electrónico le asegura que es capaz de enviar invitaciones a reuniones y recibir notificaciones de los asistentes.
De todos modos, aquí está el calendario básico, todos los días, es decir, el calendario predeterminado asociado a su perfil de Outlook predeterminado. Esta es la vista mensual, pero puede utilizar las funciones de la ficha Organizar para cambiar la vista.
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Por ejemplo, a continuación es la vista de la semana de trabajo (frente a toda la vista de la semana). Es muy simple, con el tiempo (puedes configurarlo a tu ciudad), y un cuadro de búsqueda. Si tiene alguna reuniones o citas, usted verlos aquí, y usted puede saltar a la semana anterior o siguiente haciendo clic en el botón "Siguiente" Cita "Cita Previa" o, respectivamente, a lo largo de los bordes del calendario.
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Vamos a pasar un poco y se centran en cómo cambiar el arreglo de su calendario para que se adapte mejor a sus necesidades específicas o particulares.

Flexionar muscular de su calendario

Usted puede hacer un poco para cambiar la disposición y el aspecto de su calendario. Si usted echa un vistazo en la ficha Ver más abajo, se ve toda una variedad de estilos que se pueden emplear para un calendario que se adapte a sus necesidades de organización.
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Echa un vistazo a el siguiente calendario. Hemos hecho algunos cambios menores en su apariencia. Por un lado, se puede cambiar el color, que es un toque sutil pero agradable.
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La ficha Vista le permite agregar varios otros puntos de vista para acentuar el modo que se encuentre. Por ejemplo, está la barra Tareas pendientes, que le permite agregar los calendarios, las personas y las tareas de la columna de la derecha (ver arriba). Esta barra Tareas es personalizable al modo que se encuentre, por lo que incluso si tienes las tareas y calendario habilitado, como en la imagen de arriba, si cambia a su bandeja de entrada, tendrá que volver a habilitar el A -do Bar.
Es una buena idea de jugar con la ficha Ver en cada modo, ya que no todos estarán exactamente lo mismo. Por ejemplo, el panel de lectura no es de mucha utilidad en la vista de calendario, pero definitivamente es una gran adición a que la bandeja de entrada.
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Del mismo modo, echa un vistazo a una vista de calendario diario con el diario de tareas Ver habilitado. Puedes ver aquí el calendario todos los días con sus tareas debido a continuación.
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Hablaremos mucho más acerca de las tareas en un próximo artículo, pero ahora vamos a centrarnos en todo lo que quieras saber sobre las citas y reuniones.

Adición de Nombramientos y Reuniones

Echemos un vistazo a la creación de citas y reuniones. En el siguiente ejemplo, estamos organizando una fiesta de pizza. El tema, por supuesto, es la naturaleza de la cita, y al mismo tiempo una fiesta de pizza no es necesariamente una "cita", se entiende la idea. A continuación, puede agregar otros detalles, como que la fiesta de pizza está llevando a cabo, y sus horas de inicio y fin.
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Hay una gran cantidad de espacio (técnicamente ilimitado) para añadir notas, instrucciones o indicaciones para llegar al evento. Por supuesto, no es mucho de un partido si no tiene otras personas allí. Así que tendremos que invitar a algunos asistentes. Una vez que invitar a la gente, es ya no se considera una cita. En su lugar, Outlook lo cambia a una reunión. En la siguiente pantalla, vemos nuestra nueva cita volvió reunión.
Puede escribir nombres a mano, o haga clic en el botón "A" para añadir asistentes de su libreta de direcciones. Si no ha configurado una libreta de direcciones sin embargo, podemos decir cómo añadir y gestionar los contactos , así como importar contactos de otras fuentes , como Gmail.
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Usted puede cortar directamente al grano y simplemente haga clic en "Nuevo Encuentro" de la ficha Inicio de la cinta. Cuando usted está invitando a los asistentes, usted tiene la opción de solicitar nuevas opciones de respuesta.
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Si usted solicita una respuesta (en lugar de simplemente poner la voz y dejar las cosas así), a continuación, los invitados tendrán la oportunidad de confirmar su asistencia. Tenga en cuenta, esto funciona de maravilla con un producto de Microsoft, tales como una cuenta de correo electrónico Outlook.com, donde te dan las opciones de respuesta directa en el mensaje.
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En Gmail, podrás actuar sobre una invitación en más o menos la misma manera. Sin embargo usted responde, que será enviado a los organizadores del evento y automáticamente añadido a su Outlook.
Ahora que estamos claros en citas y reuniones, vamos a pasar a la modificación y cancelación de ellos, porque el cambio es inevitable, ya veces nuestros mejores planes cambian.

Cualquier modificación o cancelación de reuniones y seguimiento de las respuestas

Algo ha llegado, y tenemos que cambiar nuestra fiesta de pizza para la noche del sábado. Esto no es problema para nosotros, pero ¿qué pasa con nuestros asistentes? Bueno, sus planes son totalmente de ellos, pero de Outlook al menos hace que sea fácil para alertar a los cambios.
Para modificar una reunión y alertar a sus asistentes, primero abrir el evento de su calendario de Outlook y hacer los cambios que necesita. En este caso, sólo estamos moviendo el encuentro de vuelta de un día. Tenga en cuenta, que usted puede hacer clic en "Enviar actualización" y sus invitados se actualizará en el cambio.
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En este punto, si los asistentes habían aceptado previamente la invitación, tendrán que volver a aceptarlo.
Ahora podría ser un buen momento para mostrar cómo realizar el seguimiento del progreso de su reunión. Haga clic en el botón "Tracking" y desde aquí se puede ver el progreso de su reunión. En este momento, sólo un invitado ha aceptado así que tal vez este sábado no es un buen tiempo.
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Uh oh, otra vez algo sólo ha llegado y tenemos que cancelar la reunión. Simplemente haga clic en el botón "Cancelar Reunión". Su invitas ahora va a cambiar y obtendrá un botón "Enviar Cancelación" para hacer clic y enviar las malas noticias.
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Es tan fácil como eso, tus invitados anteriores, recibirán un correo electrónico actualizado y el evento será eliminado de su calendario de Outlook.

Eventos

Con sus citas convertidos en reuniones introducir y guardar, verá en su calendario. Al pasar sobre él, verás los detalles pertinentes. En este punto, si todo está bien, puede dejarlo y pasar a otras cosas.
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Sin embargo, si desea modificar o eliminar, puede abrirlo haciendo doble clic en él o mediante la acción apropiada en la cinta, que aquí está el botón "Abrir".
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También puede acceder a muchos de los mismos controles de la cinta en el menú contextual del botón derecho.
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Con su reunión o cita abierta, tenga en cuenta la ficha Opciones, que le permitirá afectar a algunos cambios, como el cambio de su estado (Ocupado, Provisional, Fuera de la oficina, etc.), establecer un aviso, cambiar la zona horaria, y, finalmente, establecer el evento como uno recurrente.
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Eventos recurrentes son comunes, como una reunión semanal o trimestral evento ganancias, o simplemente almorzar con un amigo, así que es bueno saber cómo configurar ellos. Como se puede ver en la captura de pantalla, esto debería ser bastante fácil de hacer ejercicio. Puede establecer la hora de la cita, el patrón, y por supuesto el alcance o la duración de la recurrencia se produzca.
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Usted ve en la siguiente imagen, hemos creado un evento recurrente para todos los lunes a las 1:00 pm, que continuará indefinidamente.
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Es importante recordar que, si bien las reuniones y citas tienen varias diferencias clave, que todavía se ven y se pueden modificar de la misma manera, por lo que todas las opciones que ve a las citas serán los mismos para las reuniones.

Adjuntar un archivo o documento a un elemento de calendario

Imaginemos que usted ha hecho una cita, como llevar a su mascota al veterinario, o para obtener su aceite cambiado, y en cualquier caso, usted tiene un documento o imagen que desee adjuntar a la misma por lo que no se olvide.
En el siguiente ejemplo, que estamos recibiendo nuestro petróleo cambió por último, y tenemos un cupón para ello. Usted podría imprimir el cupón y trate de recordar que de antemano, o simplemente puede adjuntarlo a la cita para cuando Outlook le recuerda, el cupón está ahí para que puedas imprimirlo mientras que usted está pensando en ello.
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Con el fin de hacer esto, usted quiere hacer clic en el "Adjuntar Archivo" y luego vaya a la ubicación donde se guarda. Usted puede insertar el archivo como está, pegarlo en línea como texto, o insertar la ubicación del archivo como un hipervínculo. En este caso, sólo vamos a adjuntar el PDF de inmediato.
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Por supuesto, esto va a ser una característica muy útil si tiene que compartir los documentos para una reunión de negocios, enviar materiales de estudio a los estudiantes, o cada vez que la situación podría requerir información complementaria.

Gestionar y compartir calendarios

Administrar calendarios le permitirá lograr dos cosas. Puede abrir calendarios de varias fuentes, y usted puede crear y guardar grupos de calendarios.
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Si hace clic en el botón "Abrir calendario", puede crear un calendario de varias fuentes, incluyendo a través de Internet, o puede crear un calendario en blanco. Una de las ventajas de crear un calendario en blanco es que usted es capaz de mantener su trabajo y vida familiar independiente.
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En la siguiente pantalla, verá varios calendarios se han creado, y también ha creado un grupo especial para el trabajo. En realidad se puede arrastrar eventos de un calendario a otro; Puedes ver cómo tenemos una entrada para una reunión semanal en el calendario dos hemos seleccionado para mostrar.
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Ser capaz de arrastrar eventos a través de calendarios significa que si usted ha pasado el tiempo de añadir una cita o reunión, si más adelante decide que tiene que ser en un calendario diferente, no es necesario volver a crear los acontecimientos.
Por último, usted puede compartir calendarios, que deben ser bastante auto-explicativo, de la nota, aunque es la capacidad de enviar por correo electrónico un calendario. Hemos cubierto esto brevemente en un artículo anterior , esto es simplemente otra manera de lograrlo. Aquí, en la siguiente captura de pantalla, se ve lo que sucede cuando se utiliza esta opción.
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Puede especificar qué calendario se comparte, el rango de fechas (de un solo día a todo el calendario), el nivel de detalles para compartir (disponibilidad simple, limitado, y todos los detalles), y luego hay algunas opciones avanzadas que puede utilizar.
Compartiendo de esta manera significa que se puede diseminar con rapidez, facilidad y sin problemas la información de su calendario con otros usuarios de Outlook, así como integrar calendarios enviados a usted.

Opciones del calendario

Hay un buen número de opciones de calendario para ordenar a través de (aunque no del todo a todos los que con el correo electrónico). La mayoría de estas opciones están destinados para configurar el calendario para trabajar más eficazmente con sus necesidades profesionales y personales.
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Por ejemplo, puede cambiar sus horas de trabajo y la semana de trabajo, añadir las vacaciones, cambiar la zona horaria, ajuste el color por defecto, e incluso elegir entre grados Fahrenheit y Celsius. Su forma de trabajo a través de ellos en su tiempo libre y probar lo que funciona mejor para usted.
Las funciones de calendario en Outlook son de primera categoría y si usted trabaja en una organización con un servidor de Exchange central, entonces es muy probable familiarizado con cómo se puede colaborar en los calendarios compartidos, ver los partidos, y más. Todo esto sin problemas funciona dentro de su propia instalación de Outlook local para poder añadido y conveniencia.

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