Si nos informa de correo electrónico ha pasado de moda, nos gustaría pedirle que echar un vistazo a nuestras bandejas de entrada. Ser capaz de clasificar y organizar el lío de los mensajes que llegan a diario es bastante clave para mantener la cordura lugar de trabajo.
No es sólo por el spam tampoco. Todavía existe el spam, un hecho molesto de la vida, pero hay maneras de lidiar con eso. Es la aglomeración de otro correo electrónico que obtenemos - actualizaciones acerca de software, invitaciones a eventos, listas de correo que [tiene] suscribimos a pero nunca recordamos darse de baja de - todo lo cual hace necesaria alguna forma de organizar, clasificar y archivar los mensajes a su lugar adecuado , si se trata de una carpeta designada o la basura.
Hemos hablado un poco acerca de Outlook 2013, incluyendo conceptos básicos de correo electrónico como la redacción y el envío , formas de agregar y recibir archivos adjuntos , así como la importación de contactos y la gestión de las libretas de direcciones . Queremos dirigir nuestra atención ahora a la imagen más grande, al centrarse en la gestión de la bandeja de entrada.
El dominio de su bandeja de entrada de Outlook
Outlook tiene una gran cantidad de funciones integradas para ayudar a filtrar el correo en sus lugares apropiados. Para empezar, si hace clic en un mensaje o el ratón hasta la cinta de opciones, te darás cuenta de que hay una característica llamada Pasos rápidos.
Si ampliamos desde la cinta de opciones, podemos ver esta función en su totalidad.
La primera cosa a recordar es Pasos rápidos son básicamente normas (hay una función llamada Reglas, que vamos a discutir en breve). La segunda cosa a recordar es que, a diferencia de las Reglas, que trabajan detrás de las escenas sin su entrada, pasos rápidos confían en su aporte al trabajo.
Lo primero que va a hacer es seleccionar el Quick Step que desea crear. Vamos a hacer un sencillo para ilustrar nuestro punto.
En este Quick Step, seleccionamos un mensaje que consideremos varios y clic en el Quick Step, que se moverá el mensaje a la carpeta Misc y marcar el mensaje como leído.
Si hace clic en el botón "Opciones", se puede ver cómo se construye el Quick Step, y también se puede editar, por ejemplo, agregar o quitar partes o de ella.
Por ejemplo, en esta pantalla, se puede eliminar el paso donde los mensajes se marcan como leído, así que todo se mueve a la carpeta Miscellaneous pero su estado se mantiene sin cambios.
Así es como funcionan Pasos rápidos, podríamos pasar un poco de tiempo que le muestra diversas formas en que pueden ser creados e implementados, pero queremos pasar a Reglas para ilustrar la diferencia.
Las reglas básicas de Reglas
Como hemos mencionado, pasos rápidos son algo usted actúa mientras Reglas funcionan automáticamente, detrás de las escenas, de acuerdo con los criterios especificados. Al hacer clic en el botón "Reglas", usted debe elegir "Crear regla ..." de la lista desplegable.
Las condiciones principales para la creación de reglas son bastante básicas y que ni siquiera pueden tener que profundizar en las opciones avanzadas, así que vamos a seguir adelante y examinar algunos de sus aspectos más simples.
En la siguiente imagen, se ve que pueda enrutar el correo de determinados remitentes, o basada en el tema, o al que se envía. A partir de ahí, puede hacer que Outlook le alertará visualmente y / o con un sonido. También puede mover el mensaje a una carpeta específica, que a diferencia de uso de un Quick Step, que pasaría sin su entrada.
Si hace clic en el botón "Crear regla", verá aparecer el cuadro de diálogo Asistente siguiente.
También puede hacer clic en "Nueva regla" de la ventana Reglas y alertas.
Si lo hace, se abrirá la primera ventana Asistente para reglas, que le guiará a través del proceso.
Las reglas son sorprendentemente sencillo si ya sabe lo que quiere la regla que debe hacer.Haga clic en "Opciones avanzadas ..." y verás lo que queremos decir. No sólo va a ver las opciones de la pantalla Crear Regla básica, encontrará un nuevo mundo de otras normas que puede utilizar.
Imaginemos entonces tomamos el Quick Step que hemos creado antes y queremos convertirlo en una regla. Nos queremos seleccionar los criterios de las opciones que se muestran arriba y luego haga clic en "Siguiente". En este caso, vamos a mover el correo que se envía a nuestra How-To Geek cuenta.
En la siguiente pantalla, elegimos la opción "mover a una carpeta especificada" y luego en la parte inferior hacemos clic en el enlace subrayado "moverlo a la carpeta especificada." Estamos opciones que se muestran a continuación, que nos permitirán a enrutar el correo a cualquier carpeta que elegir, que en este caso es "Misc."
Al hacer clic en "Siguiente", se le pedirá si hay algunas excepciones a esta regla nueva. Si no hay, entonces usted puede hacer clic en "Siguiente" y avanzará a la pantalla final, donde se le pedirá el nombre de su nueva regla, si desea activarlo, ejecuta al terminar, y finalmente , podrás revisarlo.
Eso es todo, haga clic en "Finalizar" y ya está bueno para ir. Usted puede ver esta regla haciendo clic en el botón "Reglas" y luego "Administrar reglas y alertas" de las selecciones desplegables.
Usted puede regresar en cualquier momento para cambiar la regla, añadir otras nuevas, hacer copias, eliminar y otras funciones. No se olvide, si desea mantener una regla, pero no quieren que se ejecute todo el tiempo, sólo puede desmarcar la cajita al lado de él.
Si desea obtener más información acerca de cómo mover automáticamente los mensajes en una carpeta específica, te recomendamos que consultes a cabo este artículo.
Eliminar y hacer caso mensajes de correo electrónico
Usted obtendrá una gran cantidad de e-mail que no desea o necesita, ya sea delante de un padre sobre-exuberante, o hacia arriba correo no deseado, manteniendo su bandeja de entrada domado y bien preparado será un gran reto si no lo hace saber utilizar las herramientas a su disposición.
Como se puede ver en lugares bien visibles en la cinta, hay una sección enteramente dedicada a la eliminación de las cosas, lo más notable es el gran botón "Eliminar" y su gigante X. Usted puede también sólo tiene que seleccionar un mensaje o grupo de mensajes y haga clic en ese botón o simplemente toque "Delete" en su teclado.
Echemos un vistazo a esa sección Eliminar un poco más y ver qué más tiene que ofrecer. En primer lugar, está el botón "Ignorar".
¿Qué significa Ignorar hacer? Al seleccionar un mensaje o una conversación y hacer clic en "Ignorar", aparece un cuadro de diálogo.
La diferencia entre este y simplemente borrar una conversación es que haciendo caso omiso de que se aplicará a éste y todos los mensajes, lo que significa que si usted está en una lista de correo y mantener los encuestados respondiendo todo, ya no se les ve, que es bastante maldito útil .
La otra opción notable es la característica de Limpieza. Al hacer clic en el botón "Limpiar" activará un menú desplegable con las siguientes opciones
Sea cual sea la opción que elija, verá un cuadro de diálogo que ofrece el mismo resultado, se destrozó todos los mensajes redundantes.
Si hace clic en el botón "Configuración", será transportado a la Conversación Limpiar opciones.Como se puede ver, se puede utilizar la función de Limpieza para archivar, conversaciones redundantes viejos a una carpeta alternativa, que es probablemente la opción más útil aquí. Es a menudo mejor que las cosas simplemente archivado en lugar de eliminarlo, por si acaso necesita hacer referencia a ella en un momento posterior.
Si bien estas características son grandes, y vemos el mérito evidente en ellos, no van a tener mucho efecto en esa impía de flagelos bandeja de entrada: el spam.
Spam, spam Go Away !!
El spam no recibe el mismo tipo de titulares lo hizo una vez porque en su mayor parte, los filtros de spam modernas hacen un muy buen trabajo en la escarda todo. Si utiliza Gmail u otros servicios de correo web, es probable que no se ve mucho de ella, lo que no quiere decir que no está ahí, sobre todo si usted comete el error nefasto de consentir a dejar que una acción de la empresa su dirección con sus socios de marketing, o hacer clic en el cuadro equivocado y por error se registra para estar en una lista de distribución.
El punto es que el spam sigue sucediendo, pero Outlook le da maneras de espero mantenerlo en gran parte bajo control con filtros de basura. Cuando reciba un mensaje que es claramente no deseado o spam, puede seleccionar el mensaje y luego haga clic en el botón "Junk" para obtener una lista desplegable de opciones. Para los mensajes no deseados, usted elige "Bloquear remitente", pero para todo lo demás, usted querrá ajustar las Opciones de correo electrónico no deseado.
Cuanto más restrictiva su nivel de filtrado es, más posibilidades algo que realmente quiere o necesita ver pueden inadvertidamente ser filtrados . Si esto sucede, usted tendrá que tratar a los correos electrónicos afectados utilizando las opciones se ven en la captura de pantalla anterior.
Es una buena idea para pasar algún tiempo explorando las opciones de correo electrónico no deseado. Puede configurar listas blancas de ciertos remitentes y para determinados destinatarios, mientras que el bloqueo de forma explícita los remitentes que usted sabe que no confía.
Mantener su bandeja de entrada clara y directa requiere dedicación y atención al detalle. Para ser honesto, algunas reglas bien diseñadas pueden compensar un montón de trabajo, pero no siempre va a haber nuevos desafíos. Recordar estas herramientas - Pasos rápidos, Reglas, ignorando y filtros basura - y usted estará bien en su manera de domar su e-mail.
Vamos a escuchar a usted ahora. Háblenos de sus propios favoritos pasos rápidos y Reglas, o la forma de manejar el spam. Nuestro foro de debate está abierto, así que nos prestan sus comentarios y preguntas.
